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キヅキ

Author:キヅキ
ほんと言って、学校で困ったとき、
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PTAと学校は、別組織です。

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初めての一斉メール 

来年度は青少年育成会の活動をすることになった。
はずれくじをひいた人から、初のメールが届いた。
私はこの人とメールアドレスを交換していないため、
最初、誰なのかが分からなかった。
と言っても、町内会長に届けた時点で、運営側に回ったのだろうし、
もしかしたら先日の役員決めの時に、断りがあったのかもしれない。
こんな時に、やっぱり自分が進んで引き受けるべきだったと思う。
しかし、役員決めの席は、最初に打たれる布石の言葉の数々が、
私をげんなりさせて、完全にやる気を失わせる。
本当に、はずれくじの人には申し訳なく思う。


ところで、つくづく思うのだが、
どんな形であれ役員を引き受けて、最初にする一斉メールには、
こんな一文を添えてくれないだろうか。


(例文)
初めまして。
次年度の○○委員会の委員長を任命されました○○です。
今後の○○委員会の活動についての連絡などは、このアドレスより配信いたします。
どうぞ1年間、よろしくお願いします。




このような挨拶文がなく、いきなり冒頭から、

連絡です。

では、
受け取る側はしばし、想像力と記憶を総動員させて、
そのメールの相手が何者か読み解くことになる。
メールタイトルで、

○○(自分の名前)です

だけで、アドレス交換をしていないので未登録なので、
あんた誰?
一体、何?
となってしまう。

全てを読んでしまえば、何者かも何の連絡かも分かったのだが、
まず、自分が分かっていることは相手も分かってくれているはず
という姿勢を変えた方がいいと思う。
(この方だけでなくて、こういう事は母たちの間で本当によくある出来事なのです)


ついでに言えば、連絡の内容は、会議の日程だったので、
先の挨拶文の後に、何についての連絡かも伝えてもらいたい。
ただいきなり、

連絡です。

ではなく。


(例文)
4月に予定している会議の日程について連絡します。



と先に述べると分かりやすいと思う。


たとえ常識と思っていることも、
『そうでない人もいるかもしれない』の考えを含め、
無駄かと思われるちょっとの一言をつけておくことで、
そのあとのコミュニケーションも上手くいくと思う。
結局は、自分のためになると思う。



役に立つといいなぁと思い、記事にしました。
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2015. 03. 14. (Sat) 21:33  [ちょっとしたコツコメント:11  トラックバック:0

発行プリントの承認作業をスムーズにする工夫 

私の投稿記事よりも、
コメントの方が役に立ちますよ、みなさん(^-^)/

このままにしておいて、
せっかく参考になるコメントが埋れてしまうのは、
もったいないと思うので、
ここに、掘りおこしておきます(^-^)/


先日より、
実行委員会(常任委員会)から
PTA会員へ配布するプリントについて
いろいろご意見伺いました。
とっても参考になりました。


PTAから発行のプリントですから、
発行する日付の下に、
PTA会長名が入り、
その下に委員長名が入るのが一般的かと思います。


ここに、PTA会長名が
要るか要らないかの
意見は分かれることと思いますが、
今日のところ、それは脇に置いといて、、、


PTA会長名を入れるからには、
責任者として会長が一読して了承するのは、
当然必要な手続きですよね。
一応、違法なことばかりやってるPTAでも(¬_¬)

ひとこと多いf^_^;


そして、学校内で児童を通して配布するので、
学校の許可は、当然必要ですよね。


メルマガにでもしちゃえば、要らないんですが…(¬_¬)

と、ついついひとことf^_^;


ただ、PTAはともかく学校は、
その時の担当の先生によって、
ここの理解がまちまちです。
だから、新しい先生に変わった年は特に、
いろいろおこります。


毎年同じような文書を
同じような時期に配布するわけだし、
PTA会長も一通り目を通して了承している。
そしてPTAは学校とは別組織と言いながらも、
学校共にあるような顔をして、
そういう扱いを学校からも受けている。

よほどの事でなければ、
「この文書は配布を許可できません」
となるわけもなく、
「どうぞどうぞご苦労さまです」
としておけば、
何も問題ないじゃない?
という気がする。

誤字に気づいたら教えてくれれば、
それは素直に嬉しい。助かる。
けれど、
見てほしいのはそこじゃない。
本当は、配布許可がほしいだけ。


だけど、先生という職業柄、
赤ペンを持つと、
何か書き込まなくちゃ
仕事をした気にならないのでしょうか。
職業病なのでしょうか(笑)


だから、対策としては、
時間削減のために、

PTA会長提出用と
学校への確認用と、
2部用意して持って行くのが早いよ

というアドバイスです。


なるほど、なるほど、
次回からはそうしよう(^-^)/

と思いました。


特に、赤ペンを持つと、
赤訂正入れたくて、入れなくちゃで、
ムズムズしちゃうタイプの先生には、

「去年と同じ内容です」
ということを先に伝えたり、
「ここと(日付)
ここと(去年と変わっている部分)
を確認願います」
と付箋をつけておく

というアドバイス。

こうすると、待たされることが減るかもしれない。


そうかそうか、
これもいただきました(^-^)/

すぐに実行します(^-^)/

引継ぎメモにも残します_φ(・_・


自分自身も結構なクセあり人物ですが、
先生たちにもそれぞれクセがありますものね。

ちょっとした工夫で、
お互いのストレスや負担がなくなって、
良い関係のまま子どもを卒業させるのが
いちばんですよね(^_−)−☆


最後に、訂正を言われた箇所は、
できるだけ対応しますが、
上のアドバイスを受けて工夫したら、
回避できるかもしれません。


とにかく、毎年同じ文書で出せるよう、
ひどい文章にならない方がいいですが、
これは、気がつく人が変えていくしかないのかも。


あまり丁寧すぎるのはアウトです。
かえって印象が悪いです。
そして、PTAは学校とは別組織です。
学校行事は学校主催なので、
PTA主催みたいな顔しちゃアウトです。
そして、PTAのお世話役の自分が、
PTA会員へ向けてお知らせするくらい
の気持ちが良いのではないでしょうか。

自分の立ち位置と、相手立ち位置と、
よくわきまえた、印象の良い、
簡潔で分かりやすいのが良いですよね。



このブログ、たまには役に立つのねぇ
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2014. 07. 01. (Tue) 12:37  [ちょっとしたコツコメント:6  トラックバック:0

オススメは、3ステップでOK 

今日もベルマーク委員会(保健厚生委員会)から、

ベルマークをキチンと点線で切ってください。

と周知があった。

特に高学年になるほど出来ていないので、
気をつけてください。

とまで言われ、

なんなの⁈
その細かい指示‼︎

そういう細かいこと言われると、

やっぱり私、協力できないなぁ

と心の中で首をふる。


最近、PTA本部と関わりがないので、
そんなに大きなナニコレ!?(・_・;?に出会わないf^_^;
だから、
ひさしぶりのちっちゃなナニコレ!?(・_・;?だった(笑)


PTA全体は、相変わらずナニコレ!?(・_・;?なのだが…


その他大勢に何かを頼むとき、
3ステップくらいが限度ではないだろうか。
あまり複雑なおねがいだと、
なかなか人は動かないだろうと思う。
面倒と感じれば、
思いはあっても、後回しになってしまうと思う。


例えば、返信をおねがいするときなどは、
書いて、切って、出す。
個人情報があり、封筒に入れての場合は、
書いて、入れて、出す。
返信用の封筒はもちろん同封し、
宛名も書いておく方が間違いがない。
ほんのちょっとの手間だけど、
それがすべてをスムーズにする。
皆が気持ちいい。


PTAの役員は、
他のPTA会員をまるで身内のように思うかもしれないが、
残念ながら、全員が顔見知りでもないし、
全員が理解者でもないのだ。
丁寧に発信していく方が、
発信側も受け手側も気持ちがいいのではないだろうか。


PTAの事だから、
少しくらいの不備は許してくれるだろう
とか、
当たり前に協力してくれるだろう
なんて甘えは無くした方がいいと思う。


ベルマークも、切り取り方まで細かく指定すると、
後回しになって、結局出さず終いになってしまうだろう。

集めたかったら、
自分達の負担を減らすために周りに負担を負わせる
のような考え方はやめにしたほうがいいと思う。
自分達の負担を減らすために、
自分達(委員会の中)で活動選ぶとか、
場合によっては辞めちゃうとかも、
考えてみてはどうだろうか。
負担なことは、やらない方がいい。
不満が溜まって、ちっとも良いことがない。
疲れてしまうだけだ。
ますますPTAが嫌いになり、学校が嫌いになる。
親が学校を嫌いになってはいかんでしょう。


だけど、、、
もしかして、、、

本当はそんなに集まらなくていいよぉ>_<

と考えられいるのならば、

細かい指示は、
とっても良い方法かもしれないね(笑)

案外、策士?



PTAは、任意に組織されたボランティア団体です。
本来ならば、任意加入が原則です。
でも、実際は、自動加入という形で強制加入させられ、
毎年、たくさんのクジ引き被害者が続出しています。
そして、活動できない事情を
受け入れられない心の狭い人々による
「PTAハラスメント」も年々ひどくなっています。
PTAを任意加入することで、
それらを防ぐことができると思います。

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2014. 06. 26. (Thu) 23:40  [ちょっとしたコツコメント:0  トラックバック:0

お守りに、マイボトルを持つ 


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今期、私が務めている委員会では、
お茶当番を廃止した。
廃止するというほどの大げさなものではない。
作らなかっただけ。
引き継がなかっただけ。


当番を作ると、
当番の日は必ず行かなくちゃならないという責任感と同時に、
どことなくな強制感が燻るのが苦手だ。
会議に出るつもりでいても、
その日たまたま子どもが熱を出したとか、
出ようとしたら電話がかかってきてあああ>_<とか、
急な仕事が入ることもあるだろう。
当番でなければ柔軟に対応できるのに、
当番のために、誰かに電話をして…みたいなひと仕事がふえる。
コンチクショー当番め(ーー;)
と、出来る時は思わなくても、そんな時は思う。
私は人間が出来てないもので…σ(^_^;)


お茶汲みくらい誰だってやってくれる。
約束を取り付けておくほどのものではない。

そこで、当番を作らず、

「早く来た人で会議準備を手伝ってくれると助かります。」

「片付けは、それ以外の人で、急がない人よろしく!」

と言っておいたら、
そのつもりで早めに来てくれる人がいるし、
率先して残ってくれる人もいる。
それでいい。


で、
過去から代々受け継がれているお茶汲みの習慣なのだが、
個人的には、

『申し訳程度の不味いペットボトルのお茶は要らんなぁ(¬_¬)』

と内心思っているのだけれど、
それも率先してやってくれるので、放置しています。

私はというと、マイボトルを持参です。
努めて
「私、持ってるから、要りませんよ〜^o^」
と言って、マイボトルを出すことにしています。


中身が入っていても入っていなくても、
飲みたくもないお茶をもらわずにすむ
お守りとしていかがでしょうか(笑)


また、退屈な読み合わせ会議中、
ひとり美味しいお気に入りのお茶、珈琲など飲むのも、
なかなかオツなものですよ(笑)
2014. 06. 19. (Thu) 13:01  [ちょっとしたコツコメント:2  トラックバック:0
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