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Author:キヅキ
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初めての一斉メール 

来年度は青少年育成会の活動をすることになった。
はずれくじをひいた人から、初のメールが届いた。
私はこの人とメールアドレスを交換していないため、
最初、誰なのかが分からなかった。
と言っても、町内会長に届けた時点で、運営側に回ったのだろうし、
もしかしたら先日の役員決めの時に、断りがあったのかもしれない。
こんな時に、やっぱり自分が進んで引き受けるべきだったと思う。
しかし、役員決めの席は、最初に打たれる布石の言葉の数々が、
私をげんなりさせて、完全にやる気を失わせる。
本当に、はずれくじの人には申し訳なく思う。


ところで、つくづく思うのだが、
どんな形であれ役員を引き受けて、最初にする一斉メールには、
こんな一文を添えてくれないだろうか。


(例文)
初めまして。
次年度の○○委員会の委員長を任命されました○○です。
今後の○○委員会の活動についての連絡などは、このアドレスより配信いたします。
どうぞ1年間、よろしくお願いします。




このような挨拶文がなく、いきなり冒頭から、

連絡です。

では、
受け取る側はしばし、想像力と記憶を総動員させて、
そのメールの相手が何者か読み解くことになる。
メールタイトルで、

○○(自分の名前)です

だけで、アドレス交換をしていないので未登録なので、
あんた誰?
一体、何?
となってしまう。

全てを読んでしまえば、何者かも何の連絡かも分かったのだが、
まず、自分が分かっていることは相手も分かってくれているはず
という姿勢を変えた方がいいと思う。
(この方だけでなくて、こういう事は母たちの間で本当によくある出来事なのです)


ついでに言えば、連絡の内容は、会議の日程だったので、
先の挨拶文の後に、何についての連絡かも伝えてもらいたい。
ただいきなり、

連絡です。

ではなく。


(例文)
4月に予定している会議の日程について連絡します。



と先に述べると分かりやすいと思う。


たとえ常識と思っていることも、
『そうでない人もいるかもしれない』の考えを含め、
無駄かと思われるちょっとの一言をつけておくことで、
そのあとのコミュニケーションも上手くいくと思う。
結局は、自分のためになると思う。



役に立つといいなぁと思い、記事にしました。
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2015. 03. 14. (Sat) 21:33  [ちょっとしたコツコメント:11  トラックバック:0

コメント














やりたくないし・・・ 

くじ委員長だったらやる気もないですよね。
私もくじ委員長だった。
でも、やるからにはみんなが活動しやすいようにと頑張った。

メールのタイトルに内容が分かるタイトルをつけるのは社会では当然。そうしないと後からメールを見直すときに、「さやさやです」というメールのどれがそれだったか分からなくなるから。
一発目のメールにはちょっとした自己紹介(今年度くじ委員長になったさやさやです)をつけるのも当たり前。

返答がすごかった。
「件名みてびっくりした。誰から?なにか私悪いことした?」
「自己紹介メールかと思った(その下の用件を読まなかった)」

ツイッターとかラインに慣れている方々なのか、一言で言いたいことを続けていくのがマナーだと固く信じているらしい。

ものすごい徒労感。

これが幼稚園のボランティアだと違った。
「いつも分かりやすいメールありがとう」
「タイトルで読むべきかどうでもいいのか分かるからいいね」
更に、私がちょんぼで間違って書いた内容(集まった人だけで考えていた日付を間違えてた)もすぐに「間違ってるよ」と知らせてくれるし、分かりにくかったりしたらすぐに連絡をくれる。
やりたくてやってるから必要な情報をきちんと取ろうと努力してくれる。

どこかに「PTAは子育てで社会から隔離されている主婦の社会復帰のための手助けになる」とか書かれていたけど、こんなことでは社会復帰は遠いような気がしますね。本気で社会復帰援助団体だと思っているのなら、レベルを上げて欲しいです。
2015. 03. 15. (Sun) 07:51 さやさや [編集]

 

おはようございます♪
多くの人に関わる仕事をしたことがないと
そういう、ちょっとしたことでも
案外わからないものですよねぇ~
摩擦がおきないような仕組みを整えて
あげることも大事だと思います。

うちの学校では実行委員長決めの場で
委員長に同意を得て委員長のメルアドを
その場のメンバーに公開。
(この日が一番出席率高いですからね!)

学年クラス名前を件名にいれて
メンバー⇒実行委員長に空メール

以後、委員長からの一斉メールが
メンバーに認識される…という具合です。

キヅキ様がおっしゃるような内容、
一斉メールを出すときのヒナ型とか
役員むけのPTA手引き冊子に
入れてあげたほうがいいかもしれませんね♪


ただ、私はこの実行委員長決めの場にいなかったので
私の変わりにいったん他の人が空メールをうけてくれたのですが
メンバー30数人からメール受信したこと、
及びそのアドレスを私に転送したことが原因で
今月の携帯代金がすごく高い、携帯代金はPTAからお金出ないのか? などと、PTA本部へ苦情言ってきたらしい…orz
(そんなことありえない! テキストメールは1円か2円だし、同じ携帯会社どうしなら無料の時代。)

しかも明細なしで言ってきたこの苦情に対して
携帯代金を折半してもらえないかと私に連絡してきたPTA本部…頭が痛すぎて、倒れそうなPTAスタートでした。

やりたくない人を招集するから
こんなありえない苦情が発生するんです…

PTAは任意であることを周知しなければ!
2015. 03. 15. (Sun) 09:35 ガーラ [編集]

 

ちなみに、私が1年間でPTA関係でメール受信した件数は約1600件。
(フォルダー自動振分けしてました)。
単純に2倍しても送受信件数は約3000件。

私は携帯電話のメルアドは公開せず
すべてPCのフリーメールでやりとりしていたから
通信料はかかっていません。
(実行委員長はPTAから通信料として一律固定金額をいただくので、そのお金は最後の茶話会で皆さんにチョコパイにして還元しました♪)

ただ、クジにあたったというだけでこの通信料。
委員長の労力を思うなら、
たった1回のメンバーへのメール送受信で
苦情を言ったりしない…

みんなクジ引きが終わったとたん
すべてが他人事になるのが恐ろしい。
2015. 03. 15. (Sun) 10:02 ガーラ [編集]

Re: やりたくないし・・・ 

最初は私も、ナンダコレ?と思って、ぶーぶー言ってたんですけど、
冷静に見ると、
メール全体から、
「やりたくないし・・・」
が溢れているなぁと感じました。
連絡も、別に自分からの連絡じゃなくて、
上から言われるまま連絡しているだけなんです。
だから、いきなり「連絡です」となるのかなぁと。
だから、ああ、自分が引き受けたらよかったなと思った。
青少年健全育成会の活動は全て上で仕切られているし、
この役目の人がするのは、連絡係なだけだもん。
それでも、負担に思う人は思うわけです。
役員決めは、この頃は、最初からみんなくじ引きに来ているので、
とっととやっちゃいましょう!な雰囲気で始まります。
手を挙げるタイミングというか、やりたがりに見えるのも、
それはそれで、自分の首を絞める気がして。ホントに難しいことよ>_<

連絡関連でいえば、仕事でなかなか会議に出られない人の方が、
返信をきちんとしてくれると、感じます。
会議には常に出席するはするけど、あまり協力してくれない人も居る中で、
そういう当たり前のやり取りは、なんだかほっとする。
だから、連絡メールは雑にしたくないなぁと思います。
そういう方って、メインのところでは仕事の都合つけてくれますしね。
実際、それだけで充分だし。

今は大人も読書離れしていて、その理由で一番多いのが、
「文字を読むのが苦手」だそうですね。
長文はきっと嫌われて、読まれないこともありそう。
特にPTA関連の連絡なんて、それだけで嫌われてるからね。
2015. 03. 15. (Sun) 13:13 キヅキ [編集]

Re: ガーラさんへ 

役員向けに手引書って、
ガーラさんのところには、あるんでしたっけ?
うちもあったらいいのにと思います。
でも作る人によっては、
「・・・でなければならない」にならないとも限らないので、
うちのPTA独自で作ると危険かもしれない。
初めて委員長を引き受けるのは、ホントに不安だと思う。
何かしらあると、救われるよね。
私も、会社で新人と呼ばれてた頃は、こういう事も何も分かっていなくて、
いちいち先輩社員から教わりました。
それは、社会人として基本的なルールなのだけど、
多分、今の若いママたち世代には、
派遣社員しか経験していない人も多く、備わっていない人も多いのかも。
派遣社員といっても様々だから一概には言えないけど、
体外的にFAXやメールをする必要がなかったら身につかないと思う。
既に失われた20年だっけ?本当にいろんなものを失っているんだね。

一斉メールのお知恵いただき、ありがとうございます。
私はスマホ使いでないので、スマホの一斉メールがどのようなものか分からないけれど、
ガラケーだと最大5件ずつしか一斉メールできないから、一斉メールは面倒。
だから私も、フリーメールを使います。(でも、こんな人、珍しがられる)
フリーメールで困るのは、
スマホの人が途中でセキュリティを上げられて届かなくなること。
最初から届かない方も居ます。
届くように対応してくださる方もいれば、してくださらない方も。
だから、エラーで返ってくる人宛には結局、携帯からメールする。
それでも管理しやすいから、PCから発信しますね。

通信費の事、気になっていなかったです。
一応、通信費はもらっているので。
一度、通信費の事も調べたいと思いました。
2015. 03. 15. (Sun) 13:40 キヅキ [編集]

通信料 

私もガラケーです。
メール配信を携帯からしてます(というのもパソコンは1日1回くらいしか見ないので困ることがあるから)

で、auで通信料の上限4200円以上になったらそれ以上は徴収されないという料金システムのものにしていたのですが、なんとメールの料金だけで15000円くらいになったことがあります。
もちろん、PTAの委員の皆さんがそんなに送りつけてきたというわけではありません。ご存知だと思いますが、ラインに加入しているとその携帯のアドレス帳に入っているアドレスは全てラインに通知されます。たぶんこれって名簿屋みたいなところに売られてるんだろうね。委員の皆さんにアドレスを送って1週間もしないうちに、大量のスパムメールが送られてくるようになりました。制限をかけても少しずつ違うアドレスから送ってくるのでいたちごっこもいいところ。更に制限をかけるためにwebにアクセスするたびに料金がかかって・・・。大変でした。メアド変更しました。

私ではないですが、他の方が委員をされたとき、メールを送付してくるときには「CC」でした。
ご存知のように「CC」では送付したほかの方のアドレス丸見えです。私は毎回「BCC」で送っていました。
こんなことも知らずにやってるんだよなぁ。

メアドの登録はガーラさんが書かれていた方式です。私のアドレスに送ってもらう方式なので、こちらの打ち間違いのミスなどはないですね。

あと、委員長の謝礼(通信費)は2000円でした。
「謝礼を出すので必ず委員会に出席せよ」と本部から言われたので「必ずとか絶対に無理です。謝礼をもらったらその義務が発生するならいただけません」とお返ししようとしたけど「まぁまぁ、みなさんもらってますから」と無理やり渡された。
おもしろいことに退会するときには返せと言われました。「謝礼を払っているので辞められませんよ」と言ってきたので「はい、2000円です」とその場でお返ししました。
2015. 03. 15. (Sun) 17:03 さやさや [編集]

Re: 通信料 

🔸さやさやさんへ🔸

BCC送信する方が少ないので、驚きます。
他の人のアドレス丸見えなんだけど。。。
気にする人が少ないのか、諦めているのかと。
私は気になりますので、やっぱりね。

そういう事も知らない人がやっているんですよね、PTAって。
だから、本来力を貸してくださると助かる方が、そっぽ向いてしまうんじゃないでしょうか。
あんな非効率なやり方じゃなくて、効率よくというか、普通の感覚でやれば、
実際のところ仕事の片手間でできます。出来なくちゃ変です。
集まるだけの会議なんて無意味だし、クラスから1人ずつも要らない。


あっと、話が逸れました。
メールの件もだけど、
ムカつかせる文書の内容(ご了承くださいで大体終わる)、
そのような事を仕事でやった経験がない主婦がやっているから
ああなるんじゃないかなぁと思うんです。
だから責めるばかりじゃかわいそうな気がします。
そういった雛形や、基本的なルールがわかるサイトなんかあったらいい気がしますね。

ついでに、退会の仕方も含めるといいよねー(^ω^)





2015. 03. 16. (Mon) 09:35 キヅキ [編集]

おせっかいばばぁ 

>だから責めるばかりじゃかわいそうな気がします。
そういった雛形や、基本的なルールがわかるサイトなんかあったらいい気がしますね。

そう思ったからとりあえず元ビジネス文書講師の私がボランティアで文書を作成してUSBに入れて置き土産にしてました。
多分無視されています。前よりひどい文書が配布されるようになりましたorz
退会した無責任な人が言うようなこと、するようなことは「ありえない行為」となっているようです。

退会できるという話でさえ聞いてくれる人はいないし、在校生の親に話しても「さやさやは退会できるとかいうけど、それってデマだよ」と言われてるっぽい(素直でまだ染まっていない転校生の保護者がそういうことを匂わせていた)

噂とか伝え聞きじゃだめなんだよね。
学校がびしっといわないと、もうだめだと思う。
もはやPTAがなんと言おうと聞く耳持たないほどにモンスターな団体になっています。
学校が「そんな活動するんなら迷惑です。出てってください」くらい本気で言わないとだめじゃないかと思い始めています。
2015. 03. 16. (Mon) 10:11 さやさや [編集]

Re: おせっかいばばぁ 

🔸さやさやさんへ🔸

さやさやさんところは、
多分、規模が小さいのに役が多すぎだと思います。
いえ、さやさやさんところだけじゃなくて、
うちも多すぎると思う。
みんなに役を回そうという考え方を改めてほしいですね。
それで、回らなくなって、
出来ない人や来ない人を炙り出してさせようとするのだと思う。

確かに校長がビシッと言うとPTAは変わる。
うちは、それで、卒業式後の謝恩会が無くなったもの。
そして、学校は、教育委員会の言うことはよく聞くよね(¬_¬)
2015. 03. 17. (Tue) 01:37 キヅキ [編集]

3倍いました 

>さやさやさんところは、
多分、規模が小さいのに役が多すぎだと思います。

「多分」、じゃなくて「そのとおり」です。
うちの学校今の3倍児童がいた頃の組織がそのまま引き継がれています。無理に決まっています。確かに、1/3に児童が減っているので一人ひとりに割り当てられる仕事もピークに比べれば減っているのかもしれません。
でも、10分の活動でも、1時間の活動でも、仕事の休みを取ろうとすれば最低「半休」じゃないですかね。私だったら、10分の活動5回やらされるより、2時間の活動1回やるほうが断然楽です。
だけど、「出てくることに重きをおいている」ので、10分活動5回にして「たった10分でできるような簡単な誰にでもできる仕事です」とアピール。
こういうところがとても嫌いです。

仕事にしても「50台の駐車場に20人以上の整理員」、「転売中心のテキ屋経営」(Mドーナツ店からドーナツを大量購入して(多少割引があるのか?)それをMドーナツ店と同じ価格で販売←店側からしたら無料で販促?嬉しいやり方ですよね)こんなんばっかり。あとは上部組織がらみの「動員もの」。運動会のテント立て、片付けなんかはさっさとボランティアの仕事にしたけど、文句もでないし、滞ってもいない。
本当に必要でやめられない仕事は「PTA以外でやっている」!!
ばかですよね。どうでもいいことばかりを引き受けて、どうでもいいことばかりだからやる気がないから無理やりやりたくない人を集めて強制して。
こんなことやってPTA活動に意義を感じる人がいるとでも思っているのでしょうか?
学校から「これやってくれ」と頼まれたとしても「これだけの人数ではこれで精一杯です」と断ってもいいと思うんだよね。まぁ、今のところ学校からそういう要請もないのに、「やったほうがいいですよね。やりますよ」と勝手に提案して、学校も「あっ、あぁ。やりたいのならやってもらってもいいです(が、やらなくてもいいですよ)」って感じなんですけどね。
2015. 03. 18. (Wed) 11:29 さやさや [編集]

Re: 3倍いました 

🔸さやさやさんへ🔸

>10分の活動5回やらされるより、2時間の活動1回やるほうが断然楽です。
>だけど、「出てくることに重きをおいている」ので、10分活動5回にして
>「たった10分でできるような簡単な誰にでもできる仕事です」とアピール。

同感です。
PTAのこの考え方が、全く理解に苦しむのです。
「できる人ができる事」はそういうことではないはずなのに、
なぜか、どこのPTAも「誰でも出来る事をみんなでやる」に舵をきるので不思議です。
いつでも何処でも誰とでもネットを介してつながるというのに。。。

2015. 03. 19. (Thu) 00:22 キヅキ [編集]

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